SONDA: muchas empresas ya digitalizaron sus documentos, pero aún no gestionan su información

En un entorno donde las decisiones de negocio dependen cada vez más de los datos, la forma en que las empresas administran su información se ha convertido en un factor determinante para su crecimiento. Sin embargo, muchas organizaciones todavía confunden la digitalización con una verdadera estrategia de gestión documental, limitándose a almacenar archivos en plataformas digitales sin establecer procesos que les permitan organizarlos, analizarlos y convertirlos en conocimiento útil.

Esta brecha tiene un impacto directo sobre la eficiencia operativa y la capacidad de competir. Aunque Colombia avanza en la adopción de tecnologías —el 35,6% de las empresas incorporó nuevas soluciones durante los últimos dos años, según Colombia en Cifras—, el desafío ya no consiste en reemplazar el papel por documentos digitales, sino en garantizar que la información sea confiable, accesible y aprovechable para respaldar la toma de decisiones.

El reto es aún mayor si se considera el crecimiento de la información no estructurada dentro de las organizaciones. El informe global Estado de la Infraestructura de Datos en 2024 estima que cerca del 74% de los datos empresariales corresponde a documentos, correos electrónicos, imágenes, contratos y otros archivos que, al no estar clasificados ni gobernados adecuadamente, dificultan la automatización de procesos, el análisis de información y el aprovechamiento de tecnologías como la inteligencia artificial.

"Migrar documentos a la nube es apenas un primer paso. El verdadero valor aparece cuando la información puede integrarse a los procesos de negocio, generar analítica, apoyar la automatización y convertirse en un insumo para la toma de decisiones", explica René Muñoz, Gerente de la Unidad Plataformas y Alianzas en SONDA.

Cuando los documentos permanecen almacenados sin una gestión adecuada, las empresas enfrentan problemas que van más allá de la organización de archivos. La ausencia de control sobre versiones, accesos y flujos de información dificulta la colaboración entre áreas, aumenta los tiempos de búsqueda y limita la capacidad de responder con agilidad a los cambios del mercado.
Además, lo que no se controla tampoco puede medirse. Muchas organizaciones continúan tomando decisiones basadas en la experiencia o la intuición porque no cuentan con información estructurada que les permita identificar tendencias, anticipar escenarios o automatizar procesos clave.

A esto se suma un impacto económico poco visible. La falta de gestión documental genera costos asociados a reprocesos, duplicidad de información, almacenamiento innecesario y dificultades para responder auditorías o requerimientos regulatorios. En estos casos, los documentos dejan de ser un activo estratégico para convertirse en una carga operativa.

El desafío cobra aún más relevancia con la expansión de la inteligencia artificial. Aunque muchas empresas buscan incorporar estas tecnologías a sus operaciones, pocas cuentan con la base necesaria para aprovecharlas plenamente. Los sistemas de IA dependen de información organizada, confiable y accesible para generar resultados útiles.

"Las organizaciones que quieran capturar el valor de la inteligencia artificial deben comenzar por fortalecer la gestión de su información. La calidad de las decisiones que puede generar una herramienta depende directamente de la calidad y gobernanza de los datos que la alimentan", señala Muñóz.

La situación es particularmente relevante para las pequeñas y medianas empresas. Estudios de HeatMaps revelan que apenas dos de cada diez pymes colombianas utilizan datos para tomar decisiones estratégicas. Aunque la adopción tecnológica continúa creciendo, muchas organizaciones aún se encuentran en etapas iniciales de madurez digital y enfrentan dificultades para implementar prácticas de trazabilidad, control documental y protección de datos.

Los especialistas coinciden en que la transformación debe comenzar con una visión estratégica de la información. Esto implica establecer políticas de acceso, control de versiones, clasificación documental y procesos que permitan conectar los datos dispersos dentro de la organización.

El objetivo ya no es simplemente almacenar documentos, sino convertir la información en una fuente de conocimiento que permita agilizar procesos, eliminar silos, fortalecer el cumplimiento normativo y mejorar la capacidad de respuesta frente a los desafíos del mercado.

Finalmente, con la competitividad cada vez más enfocada en los datos, la pregunta ya no es cuántos documentos tiene una empresa en la nube, sino cuánto valor está generando a partir de ellos. Porque la diferencia entre almacenar información y gestionarla puede marcar la distancia entre una organización que reacciona y una que anticipa.